Opzet, bestaan en werking vormen de basis van een goed ingericht AEO dossier en dus ook van de GRC AEO compliance tool ACT. Een logische opbouw die direct volgt uit en aansluit op de audit strategie van de douane. Terwijl ten tijde van de aanvraag AEO vooral opzet en bestaan centraal staan, zal tijdens een latere audit door de Douane worden getoetst hoe jouw organisatie voldoet aan de AEO criteria en dus ook de werking van de processen. Opzet, bestaan en werking zijn dus onlosmakelijk met elkaar verbonden !

Het AEO management systeem 

Wanneer je als bedrijf een AEO status ambieert dan betekent dat feitelijk ook dat je je verplicht tot het inrichten, onderhouden en verbeteren van een systeem. Hoe meer structuur en logica des te eenvoudiger is het een dergelijk systeem in de lucht te houden. 

Eén geautoriseerd marktdeelnemer zijn is geen status waarvoor het volstaat eens per jaar een reassessment uit te voeren. Het vraagt om een continu proces. Tijdens het aanvraag proces ligt het accent op het opstellen en implementeren van beleid en processen.  Wanneer de stappen van opzet, bestaan en werking goed voor ogen worden gehouden dan is het doorlopen van dit proces vele malen eenvoudiger. Hoe meer de vergunning wordt verankerd in de organisatie des te eenvoudiger zal uiteindelijk de duurzame controle zijn. 

Opzet 

De opzet wordt aangetoond door het uitwerken van bijvoorbeeld een proces in een procesbeschrijving of beleid in een beleidsplan.  Daarin neem je bijvoorbeeld ook op wat de doelstellingen zijn en welke resultaten moeten worden behaald. Gaat het over beleid dan zijn beleidsmatige aspecten en het plan op korte en lange termijn van belang. 

Bestaan

Bij het vaststellen van bestaan draait het om de implementatie van de opzet. Je kijkt hier naar de processen die je in de eerste fase hebt beschreven en of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het bestaan van de opzet te kunnen verbeteren. Deze kunnen zowel preventief, continu en corrigerend zijn. 

Werking

De effectiviteit en de werking van de procedures en maatregelen die zijn opgesteld bij opzet en bestaan moeten elk jaar worden getoetst. Worden de processen daadwerkelijk uitgevoerd en wordt er tussentijds geëvalueerd?

De werkingsfase is dus de fase waarin je duurzaam in control bent en  waarin de rechtvaardiging ligt voor het continueren van de AEO vergunning. In de GRC AEO compliance tool zijn hiertoe verschillende taken ingericht met het doel de werking in zijn geheel Inzichtelijk te maken. Het bedrijf heeft hiermee een aantoningsdossier in handen. Nog altijd wordt er door AEO’s vaak te lichtzinnig gedacht over deze fase waarin het bedrijf de AEO-vergunning moet monitoren. Deze lichtzinnigheid wordt deels ook ingegeven door de niet altijd even strikte aanpak van de douane in het verleden in zowel het aanvraag proces als bij audits om de monitoring te beoordelen. De ontwikkelingen op Europees niveau gelet op het EU Customs reform programma en de introductie van Trust&Check, laten echter zien dat de tendens is dat de eisen alleen maar stringenter worden. Genoeg redenen om bij te schakelen dus! De GRC AEO compliance tool helpt hierbij!