Het nieuwe douanewetboek van de Unie introduceert aangescherpte regels voor de Authorised Economic Operator (AEO) en creëert nieuwe regels voor de status van Trust and Check trader (TC). Een aantal belangrijke bevindingen, gebaseerd op de wettekst, worden in dit artikel uiteengezet.

Continu monitoren verplicht

De wetgeving adresseert, mede op basis van de bevindingen van de European Court of Auditors met betrekking tot de AEO-vergunning, het gebrek aan uniforme monitoring van de naleving van de criteria en de voorwaarden gesteld in de op aanvraag afgegeven vergunningen.

Marktdeelnemers met de vergunning AEO of TC zullen straks naast het voldoen aan de gestelde voorwaarden voor het verkrijgen van de vergunning, en de eventueel daarin  opgenomen aanvullende voorwaarden of faciliteiten, ook continu hun vergunning moeten monitoren. Het verplicht continu zelf monitoren gaat gelden voor alle beschikkingen op aanvraag. De interne organisatie van deze vergunninghouders moet ingericht zijn om fouten te voorkomen, te beperken en waar nodig te herstellen. Er moet dus sprake zijn van een lerende organisatie. Op zich niets nieuws maar nu wel vastgelegd in de wet.

Douaneautoriteiten gaan regelmatig toezicht houden op het gebruik en het beheer van toegekende vergunningen, in het bijzonder op AEO en TC, omdat aan die statussen vergaande faciliteiten zijn gekoppeld. Tevens moet de Douane alle beslissingen op aanvragen, alsook de resultaten van audits op de vergunningen, melden aan de EU Customs Authority, waar relevant wordt dit vastgelegd in de EU-douanedatahub.

AEO-status

Een marktdeelnemer kan de AEOF-status aanvragen indien deze is gevestigd in de EU en voldoet aan de volgende criteria (verkort):

• geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit van de aanvrager;
• de aanvrager kan aantonen dat hij zijn handelingen en de goederenstroom goed onder controle heeft;
• financiële solvabiliteit;
• praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties met betrekking tot de te verrichte activiteiten;
• passende veiligheidsnormen waaraan geacht wordt voldaan te zijn als de aanvrager kan aantonen dat hij passende maatregelen handhaaft om de veiligheid van de internationale toeleveringsketen te waarborgen (AEOS).

Voor AEOC en AEOS zijn ieder vier van deze criteria van toepassing.

Nieuwe verplichting voor de AEO-vergunninghouder

Het volstaat niet langer om één keer per jaar de SAQ door te lopen zoals veel bedrijven nu invulling geven aan monitoring. AEO-vergunninghouders moeten continu de naleving van de vergunning monitoren, ze moeten dus beheer en onderhoud zo inrichten dat ze het jaar door audit ready zijn! Daarnaast zullen douaneautoriteiten minstens elke 3 jaar diepgaande controles uit gaan voeren, hierbij worden ook de locatie(s) waarop de vergunning betrekking heeft bezocht.

Trust and Check-status

Deze nieuwe status bouwt voort op de AEOF-criteria, maar vereist extra transparantie door middel van toegang tot de bedrijfssystemen – meten is weten! Trust and Check traders moeten douaneautoriteiten toegang geven tot hun elektronische systemen. Voor die toegang gelden 2 belangrijke criteria: proportionaliteit en strikte noodzaak.

De TC-vergunninghouder zal eveneens continu de naleving moeten monitoren van de in de vergunning én aan de vergunning gestelde voorwaarden – de Douane zal deze continue naleving monitoren.

Artikel 25, lid 1 bepaalt dat de status Trust and Check alleen toegekend kan worden aan de importeur, exporteur of de indirecte vertegenwoordiger. Echter, artikel 27 bepaalt in het derde lid dat ook de direct vertegenwoordiger wordt erkend als Trust and Check, waar deze een partij vertegenwoordigt die dezelfde status heeft. Waar dit niet het geval is geniet de direct vertegenwoordiger als TC enkel de voordelen van de AEOC-status.

De TC dient te beschikken over een elektronisch systeem dat de douaneautoriteiten, zo realtime als mogelijk, gegevens verschaft over de goederenstromen en de naleving door de in lid 1 bedoelde persoon van alle voor die goederen geldende vereisten, met inbegrip van de eisen met betrekking tot veiligheid, en dat, indien van toepassing, via de EU Customs Data Hub aan de douaneautoriteiten ter beschikking stelt.

Wat de tekst Engelse tekst “as close to real time as technically possible” precies gaat betekenen is nog niet bekend. Wordt de maatstaf hiervoor de vergunninghouder – deze kan weinig of verouderde technische mogelijkheden hebben – of is de in de markt beschikbare techniek de maatstaf? Dat laatste leidt er theoretisch toe dat de TC continu moet investeren in de nieuwste technieken zodra die er zijn!

Gegevens en systemen die zoal beschikbaar moeten worden gesteld zijn:

• Volledige douanedossiers – dit behelst ook de onderbouwing van je goederencodes en de vastgestelde douaneschuld.
• Boekhoudsysteem.
• Handels- en transportgegevens.
• Track & Trace- en logistieke systemen.
• Vergunningen en machtigingen.

Trust and Check – extra faciliteiten

• De goederen kunnen namens de Douane worden vrijgeven, zonder actieve interventie. Vrijgave voor een (douane)regeling kan echter pas plaatsvinden na aankomst op de plaats van bestemming of bij uitvoer op de plaats van vertrek;
• De aanlevering van bepaalde data kan uitgesteld worden tot na de vrijgave;
• TC traders mogen zelf bepaalde controles gaan uitvoeren (welke controles dit zijn is nog niet bekend en deze worden nationaal nader ingevuld);
• Douane-entrepot – uitsluitend voor afstandsverkopen;
• Douaneschulden kunnen periodieke vastgesteld worden;
• Mogelijkheid tot uitstel van betaling DPO voor douaneschulden in de gehele EU.

Zoals nu bekend heeft de Trust and Check-status voor het overgrote deel van de bedrijven weinig tot geen meerwaarde. Het biedt voordelen aan een zeer specifieke en zeer kleine groep (in aantal) marktdeelnemers. Het betreft hier marktdeelnemers met bijvoorbeeld zeer grote volumes, een hoge importfrequentie of tijdkritische goederen. Wanneer je bijvoorbeeld frequent SPS-goederen invoert, deze vervolgens zelf mag controleren en vrijgeven dan kan de TC-status misschien voordeel opleveren.

Er zijn dus een aantal zaken rondom de Trust & Check-status die nadere duiding en een belangenafweging nodig hebben, om vast te kunnen stellen of er sprake is van een mogelijk voordeel.

In ons LinkedIn-artikel een jaar geleden schreven we het al: AEO en TC worden de nieuwe norm. Bedrijven zonder een van deze vergunningen krijgen vaker of standaard te maken met controles en worden als ‘not trusted’ beschouwd.

Conclusie

De nieuwe regels versterken controle, harmonisatie en risicobeheer binnen de EU. De grip van de Europese douaneautoriteiten op de marktdeelnemers wordt steeds steviger en in ruil daarvoor bieden zij betrouwbare bedrijven douanevereenvoudigingen.

Voor alle houders van een vergunning op aanvraag (AEO, TC, TA, TG, DE et cetera) is er één belangrijke nieuwe verplichting, namelijk de continue zelfmonitoring.

Voor de TC zijn er mogelijk grotere voordelen, maar die hebben slechts betrekking op een fractie (in aantal) van de marktdeelnemers. Wat die extra voordelen zijn is sterk afhankelijk van welke controles de vergunninghouder straks zelf mag uitvoeren. In ruil voor deze extra faciliteiten zal je as close to real time as technically possible informatie moeten verschaffen en toegang moeten verlenen tot de relevante administratieve systemen.

Een aantal zorgen over de TC-status staan hieronder verwoord in de vorm van drie overpeinzingen.

Wij vernemen graag jullie visie en wellicht hebben jullie nog andere invalshoeken?!

Overpeinzing 1

Wanneer je in het kader van je TC-vergunning toegang verschaft tot het administratieve bedrijfsonderdeel dat van toepassing is, kunnen de gegevens dus volcontinu worden getoetst en opgeslagen. In een bedrijf gaan jaarlijks heel veel dingen fout, grote en kleine fouten. De incidenten worden opgelost en maatregelen worden genomen. Na 3 jaar komt er een controle en de Douane ziet een deel van wat misging en constateert dat er correct geacteerd wordt op deze incidenten. Kortom, weinig aan de hand!

Echter wanneer de Douane je continu elektronisch volgt via de EU-douanedatahub, en er dankzij AI niets meer gemist hoeft te worden, kunnen er twee dingen gebeuren:

1. Niet alles wordt nog gedocumenteerd uit angst voor de gevolgen. Je bereikt het tegenovergestelde van wat de bedoeling is en wat een voorwaarde is voor deze vergunning en eigenlijk elke vergunning.
2. Alles wordt gedocumenteerd en daarmee ben je feitelijk je eigen (straf)dossier aan het opbouwen. Wanneer er een keer iets echt mis gaat, bijvoorbeeld een werknemer stopt drugs in een zending, zullen die 300 incidentmeldingen van de afgelopen 5 jaar (hoe klein ook) niet in je voordeel gaan werken. Elk klein incident dat gekoppeld kan worden aan dit ene grote incident, zal gekoppeld worden!

Overpeinzing 2

Wanneer je als werknemer en zeker als eindverantwoordelijke weet dat alles, maar dan ook alles niet alleen gedocumenteerd wordt, maar ook gezien door de Douane, komt dit niet ten goede aan je werkplezier. Alle fouten in de (douane)aangiften, fouten en incidenten in de logistiek alles is gekend, gedocumenteerd en veelal herleidbaar. Voor sommigen zal het voelen alsof je de hele dag een body cam draagt, die alles wat je doet documenteert. Iets waar ongetwijfeld iedereen wat van zal vinden, maar ik denk dat dit wel serieus moet worden opgepakt. Wil je dat (een deel van) jouw personeel op zijn tenen gaat lopen?

Overpeinzing 3

De vrijgave door de TC-vergunninghouder geldt in beginsel niet voor SPS-goederen, dual use-goederen en andere goederen waarop controle plaatsvindt omdat dit goederen zijn met verboden en beperkingen. Goederen waarop die controle niet zit worden, in mijn ervaring, in de meeste gevallen vrijwel direct na het indienen vrijgegeven, dus daar valt met de TC-status geen tijdswinst te behalen.

De vraag is dus welke controles, die als faciliteit genoemd worden, mag de TC straks uitvoeren zonder tussenkomst van de Douane? Dit, met name, bepaalt óf en hoe interessant de faciliteit gaat worden!

Disclaimer

Dit artikel is gebaseerd op de overeengekomen Engelstalige tekst, maar er kunnen aanpassing plaatsvinden vanwege bijvoorbeeld verkeerde verwijzingen, juridische onvolkomenheden of verkeerde terminologie – kortom, men gaat er nog eens stevig met de stofkam doorheen!

Het nDWU is slechts een voorzet, waarbij de daadwerkelijke strekking pas echt bekend wordt zodra de Gedelegeerde Verordening en de Uitvoeringsverordening gepubliceerd zijn. Onze artikelen zijn bedoeld als hulpmiddel en handreiking naar ondernemers en vakgenoten en geenszins bedoeld als advies. Wij willen je graag meenemen in de veranderingen en je vizier alvast scherpstellen op wat gaat komen. Doe er je voordeel mee!

Mocht u hulp willen bij de voorbereiding op de aanvraag AEO of TC of vrijblijvend een gesprek willen inplannen over de continue monitoring van uw douanevergunningen, dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar twan.kroon@nl-grc.com  of info@grc-customs.com. Uiteraard mag je ook een LinkedIn-bericht sturen.