Voor een succesvolle verankering van de AEO-status in de organisatie is dat zeker ook het geval. Door de jaren heen hebben we gezien dat bedrijven die niet reeds bij aanvang van het AEO-project zich voldoende bewust zijn van het belang dit breed in de organisatie te verankeren, dit later vaak ook niet meer eenvoudig weten te realiseren.

Bij de start van een AEO-project is dus de eerste stap de beantwoording van de vraag, hoe een goede verankering in de organisatie bereikt kan worden. Niet elke organisatie heeft een cultuur waarin veranderingen via vaste patronen worden doorgevoerd. Het is daarom telkens opnieuw zoeken naar wat de beste aanpak is om toch tot een brede verankering van de AEO-status in een organisatie te komen.

Idealiter is er een stuurgroep die richting geeft aan het AEO-project. Deze stuurgroep kan zowel strategisch, motiverend als verbindend werken. Met de organisatiedoelen voor ogen kan deze immers prioriteiten stellen. Het uitspreken door de stuurgroep van het belang van customs compliance voor de organisatie, vergroot bovendien de geloofwaardigheid en urgentie richting de stakeholders.

De stakeholders in de organisatie kunnen echter ook op een andere manier worden geactiveerd. Daarbij is het wel belangrijk om dit gefaseerd aan te pakken.

Allereerst is het van belang om stakeholders te identificeren en te kwalificeren. Om te voldoen aan de voorwaarden van een AEO-vergunning heb je niet alleen te maken met de douaneafdeling en douaneprocedures. Nagenoeg elke afdeling van het bedrijf is in meerdere of mindere mate stakeholder. Denk bijvoorbeeld aan de afdelingen HR, IT, Finance, Logistiek, Inkoop, Verkoop en Facility management. In de praktijk zien wij helaas vaak dat veel afdelingen zich onvoldoende bewust zijn van hun rol als stakeholder. Het is daarom belangrijk om een overzicht te maken van alle interne en eventueel externe betrokkenen (denk in dit geval aan bijvoorbeeld de IT die geoutsourcet is of een Shared Service Center) en een analyse te maken van hun belangen, invloed en mogelijke bijdrage aan het project.

De volgende stap is het betrekken van stakeholders. Dit kan door gerichte communicatie en het uitlokken van interactie. Het uitleggen van de achtergronden, het belang van de AEO-status en de relevantie van het project vanuit hun perspectief is een goede start. Het is belangrijk om concreet te zijn welke voordelen het hen en de organisatie oplevert of welke risico’s kunnen worden beperkt door hun deelname. Interactieve sessies, zoals workshops, ondersteunen daarbij om de stakeholders te informeren, maar nodigt ze ook uit om direct input te leveren. Dit vergroot de kans dat ze zich eigenaar voelen van (delen van) het project en er ook bij betrokken blijven. Een groot voordeel, dat we vaak terugkrijgen van de deelnemers, is dat ze door deze interactieve sessies vaak meer inzicht krijgen in de onderlinge afhankelijkheden in het bedrijf en daarmee ook meer begrip krijgen voor het belang van hun eigen output voor andere afdelingen.

Als je dan eenmaal de aandacht hebt van de andere stakeholders is het vooral belangrijk die aandacht vast te houden. Dit kun je borgen door stakeholders, structureel een rol te geven. Bijvoorbeeld door het aanwijzen van SPOC’s (single points of contact) binnen de organisatie, het vastleggen van verantwoordelijkheden, en het regelmatig terugkoppelen van behaalde resultaten aan de groep. Transparantie in de voortgang is eveneens een belangrijk aspect om vertrouwen en betrokkenheid te behouden. Het voorkomt misverstanden, vergroot eigenaarschap en maakt sneller bijsturen mogelijk. Door structureel inzicht te bieden in verantwoordelijkheden en resultaten, blijven stakeholders actief en verbonden. Onze GRC compliance tool maakt dit alles nog makkelijker te realiseren, doordat alle informatie centraal en realtime inzichtelijk is.