Zonder een intrinsieke wens naar compliance zal er altijd gezocht worden naar een escape! Dit is slechts anders wanneer het niet naleven van wetgeving kan leiden tot hoge boetes en het ook waarschijnlijk is dat er zal worden gehandhaafd.

Regelmatig zien wij dat Customs Compliance in een organisatie wordt weggezet als niet belangrijk, terwijl de aandacht en de middelen die worden vrijgemaakt voor het naleven van de overige belastingwetgeving (OB, VPB en LB) onevenredig groot zijn. Is daar dan wel een intrinsieke wens aanwezig of ligt dit misschien in het hoge risico op navorderings- en naheffingsaanslagen plus bijbehorende boetes? Is de beperkte zichtbaarheid van de Douane en de geringe kans dat onregelmatigheden worden vastgesteld dan wellicht de reden dat er minder geld en middelen worden vrijgemaakt? Veel organisaties hebben de risico’s van het niet naleven van de douanewetgeving onvoldoende in beeld. Risico’s die je niet onderkent, kun je ook niet beheersen.

Genoeg voer voor discussie dus. Een discussie die ik onlangs nog voerde met een aantal ondernemers, die vooral wijzen op de enorme regeldruk die zij ervaren. Er komen steeds meer regels bij en daar waar je kunt duiken, wil je ook duiken omdat de hoeveelheid werk niet meer te overzien is. Met name het midden- en kleinbedrijf ervaren een lastenverzwaring door nieuwe wetgeving zoals de EUDR, CBAM, CSRD en NIS2. Waar ze zich vooral zorgen over maken, zijn de toenemende kosten en de ongelijke concurrentiepositie die daardoor ontstaat ten opzichte van leveranciers buiten de EU.

Oftewel, customs compliance wordt door veel bedrijven als lastig ervaren. Waar compliant zijn vroeger vooral “mooi meegenomen” was, is dat tegenwoordig anders. De wet eist nu vaak expliciet naleving, en de gevolgen van non-compliance kunnen groot zijn voor bedrijven. Ook worden er tegenwoordig vaak eisen gesteld door handelspartners op het gebied van compliance. Het niet voldoen hieraan kan dus niet alleen juridische risico’s opleveren, maar ook directe gevolgen hebben voor je opdrachten en dus je omzet.

Wat ooit een ‘nice to have’ was, is daarmee steeds meer veranderd in een noodzaak. Een noodzaak die vaak nog niet voldoende wordt onderkend. Noodzaak wordt tenslotte gevoed door de mogelijke negatieve gevolgen. Als deze uitblijven dan wordt de noodzaak ook niet snel als zodanig ervaren.
Dan rijst de vraag: Hoe krijg je interesse voor het belang van een goede bedrijfscultuur aangewakkerd als in de top vooral de cijfers tellen?

Want pas als compliance wordt gedragen door het management en verankerd raakt in de bedrijfscultuur, ontstaat er écht draagvlak in de organisatie. Dat maakt de stap naar duurzame compliance minder inspannend. In vrijwel elke analyse die wij uitvoeren, of het nu gaat om datakwaliteit, interne beheersing van de bedrijfsprocessen of de veiligheid in de internationale toeleveringsketens, zien we dezelfde rode draad: de bedrijfscultuur maakt het verschil.

En het is het management dat hierin de sleutelrol speelt. Zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het borgen van compliance in de organisatie. Wanneer cultuurveranderingen top down worden ingezet dan doet goed voorbeeld ook goed volgen. Het welbekende domino-effect.

En eigenlijk hoeft het management daar niet eens zoveel voor te doen. Het hoorbaar uitspreken van het belang van het voldoen aan wet- en regelgeving en het zichtbaar beleggen van compliance in de organisatie, is een belangrijke bijdrage. Je zou dan kunnen denken aan bijvoorbeeld het benoemen van een compliance officer, met een onafhankelijke rol.

De ervaring leert dat Customs & Trade Compliance nauwelijks langs deze weg georganiseerd wordt in bedrijven. Wij adviseren daarom juist een splitsing tussen de operationele en tactische verantwoordelijkheid enerzijds en de strategische verantwoordelijkheid anderzijds. De operationele en tactische verantwoordelijkheid ligt idealiter bij de douane expert die behalve vakkennis ook beschikt over goede communicatie skills en die zorgdraagt voor compliance in de processen en systemen. Een persoon die daarnaast kennis kan overdragen aan diens collega’s, de organisatie en onderlinge afhankelijkheden begrijpt en idealiter ook de politieke verhoudingen kan doorzien. Met al deze vaardigheden tezamen kan deze binnen het werkveld de naleving van wet- en regelgeving in de organisatie aansturen en de strategisch verantwoordelijke voeden met de nodige informatie. De strategisch verantwoordelijke kan, gevoed met deze kennis, eenvoudiger compliance omzetten in onder meer een concurrentievoordeel, een visie op de toekomst en de wendbaarheid van de organisatie.

De ontwikkelingen in de afgelopen jaren en de verwachtte ontwikkelingen met het nieuwe DWU laten zien dat het steeds eenvoudiger zal worden om de voordelen van compliance te benoemen en ook inzichtelijk te maken. Ook zullen de door data gestuurde processen, bij achterblijvende kwaliteit van data, het financiële risico aanzienlijk vergroten. Wellicht dat zo uiteindelijk, daar waar de cijfers tellen, ook het belang van douane compliance wordt ingezien.

Tot die tijd hebben organisaties die compliance strategisch benaderen, een absoluut voordeel. Ze zijn door een betere beheersing van de processen beter bestand tegen de gevolgen van wijzigingen in de wet- en regelgeving, hebben een betere monitoring van hun interne controles, besparen kosten, zijn meer wendbaar gelet op de veranderende markten en geopolitieke ontwikkelingen en zijn beter in staat reputatieschade te voorkomen. Wil je ook weten hoe je customs compliance transformeert tot een strategisch voordeel? Wil je sparren met een van onze consultants om te kijken waar je staat als organisatie? Neem gerust contact op.