Monitoring van bijvoorbeeld de AEO-vergunning houdt in dat bedrijven regelmatig hun eigen processen controleren en evalueren. Zo waarborgen ze voortdurende naleving van de criteria voor de AEO-status. Alleen door aan criteria en normen te blijven voldoen, tonen bedrijven immers hun betrouwbaarheid in de internationale toeleveringsketen aan.

Het doel van monitoring is om voortdurend informatie te verzamelen over de bedrijfsvoering om te kunnen beoordelen of alles naar behoren functioneert, om trends of patronen te identificeren, of om mogelijke problemen vroegtijdig op te sporen. Het is een belangrijk instrument, omdat het helpt om inzicht te krijgen in de prestaties van systemen, om risico’s te beheren, en om tijdig te reageren op veranderingen of problemen. De informatie die wordt verzameld dient ertoe om aan te tonen dat monitoring heeft plaatsgevonden. Op die wijze heb je het aantoningsdossier beschikbaar voor een audit door de Douane.

Monitoren gaat verder dan het reguliere proces van interne controles. Het vraagt juist om een aanvullend onderzoek, waarbij gebruik wordt gemaakt van steekproeven, data analyses en deelwaarnemingen. Bij het uitvoeren daarvan moet natuurlijk worden voorkomen dat de slager diens eigen vlees keurt!

Verschillende aspecten van monitoring

Monitoring kan verschillende aspecten omvatten, zoals:

• Periodieke interne audits: deze worden uitgevoerd om de naleving van de veiligheidsnormen en douaneprocedures te controleren.
• Data analyses: om vast te stellen of processen juist verlopen maar ook om kansen en risico’s in te schatten.
• Fysieke controles: het uitvoeren van fysieke inspecties van goederen, faciliteiten en processen om te verifiëren dat ze in overeenstemming zijn met de vereiste (veiligheids-)normen.
• Evaluatie van beveiligingsmaatregelen: het beoordelen van de beveiligingsmaatregelen die zijn geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de toeleveringsketen beveiligd is tegen potentiële risico’s van bijvoorbeeld terrorisme of smokkelactiviteiten.

Kortom, tijdens de monitoring stel je zelf vast of je in control bent op basis van feitelijke waarnemingen en vastleggingen.