De kwaliteit van de aangifte

Als aangever ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aangifte. Of je deze nu zelf doet of laat doen. Een periodieke controle van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de douaneaangiften is daarom essentieel. Zeker ook ten behoeve van het aantoningsdossier voor de AEO-vergunning. GRC Customs voert voor een groep klanten deze kwaliteitscontroles periodiek uit. We leggen de bevindingen vast in rapportages of in de AEO compliance tool ACT. Bedrijven zien de controles vaak als belastend. Ook wil men geen situatie creëren waarin de slager zijn eigen vlees keurt. Met onze bevindingen in de hand kan de aangever een verbeterslag maken van zijn eigen aangifteproces of dat van zijn douanevertegenwoordiger. De kwaliteit van de aangiftes verbetert op deze manier aanzienlijk . De soort fouten die wij vaststellen variëren van typefouten, slechte kwaliteit van data tot gebrek aan kennis en alles daartussenin.

Deze dienstverlening wordt vooral uitgevoerd door de lead van onze back office, Twan Kroon. Hij is de man van de details. Een consultant die zich vastbijt in de regeltjes en daarom zich ook buigt over de details van DMS.

De kwaliteitscontroles van de aangiftes blijken, zeker in Nederland, geen overbodige luxe te zijn. Ondanks de jarenlange ervaring met AGS is een aanzienlijk gedeelte van de douaneaangiften en/of bijbehorende documentatie niet in orde.

Met de komst van DMS en een grotere uitvraag van informatie, voorziet hij dat het doen van een goede aangifte nog meer zal vragen van de huidige aangever. Immers het systeem zal meer controles uitvoeren op de data waardoor vaker een aangifte geweigerd zal worden.

Tenzij de overgang van AGS naar DMS wordt aangegrepen als een goed moment om de boel eens op te schudden, zodat bedrijven en/of de (in)directe vertegenwoordigers met een schone lei kunnen beginnen, zal een aanzienlijk deel van de aangiftedossiers niet op orde zijn. Het opschonen van bijvoorbeeld het artikelstambestand, het opstellen van nieuwe werkinstructies of het organiseren van bijscholing kan dit voorkomen.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Met de overgang naar DMS is het dus van belang om goed voorbereid te zijn. Het is ook belangrijk om te begrijpen wat er wordt gevraagd en hoe de aangifte is opgebouwd. Wij hebben daarom een transponeringstabel gemaakt die hierbij kan helpen. Ook werkt GRC Customs aan een handleiding/toelichting op de nieuwe gegevenselementen in DMS. Omdat dit een tijdrovend proces is, zijn we een initiatief gestart om samen met vakgenoten te werken aan een leesbaar en op Nederland toegespitst exemplaar.

De transponeringstabel kun je hieronder downloaden. Heb je interesse je aan te sluiten bij het initiatief om te werken aan de toelichting DMS, stuur dan een e-mail naar Twan.Kroon@nl-grc.com