AEO-ADVIES EN CORONA: ‘NORMAAL’ DOORWERKEN!

‘Achter elke boom een smokkelaar’! Dat was in overdrachtelijke zin de kern van de handhavingsvisie van de Douane toen Hans Verheijen, managing partner bij GRC Customs, in 1985 startte met de inspecteursopleiding Invoerrechten & Accijnzen. In de jaren daarna is er veel veranderd. Niet alleen de wijze waarop de Douane naar het bedrijfsleven kijkt, maar ook de manier waarop wordt gewerkt, is ingrijpend gewijzigd. Samenwerking en transparantie tussen bedrijfsleven en Douane zijn met name onder invloed van AEO gemeengoed geworden, begrippen als Femac, D32, D61 en Benelux11 zijn nostalgie en komen alleen nog maar op tafel als douanemensen herinneringen ophalen, papieren documenten zijn zo goed als verdwenen. Digitalisering is wat de klok slaat. En dat komt nu erg goed uit.

Een paar weken geleden vertelden we al dat we bij GRC Customs optimaal gebruik maken van de moderne technieken om ons werk, ondanks de coronacrisis, te kunnen voortzetten. De advisering van onze klanten vindt op dit moment voor een belangrijk deel virtueel plaats en we raken al aardig gewend aan deze nieuwe omstandigheden.

Half april zijn we bij Gartner Holland B.V. begonnen met een AEO-scan. Gartner is een mooi bedrijf met een ruim palet aan logistieke dienstverlening, bestaande uit onder andere transport, douane-afhandeling en een breed scala aan diensten op het gebied van warehousing. Gartner ziet de AEO-vergunning als een basis om met name de douaneservices verder uit te kunnen bouwen met onder andere entrepotopslag van douanegoederen. Daarnaast wil Gartner een toonaangevende rol spelen als het gaat om veiligheid, gelet op hun rol in de internationale toeleveringsketens.

Normaal gesproken zouden we in de afgelopen weken op vier dagen interviews hebben afgenomen op de locatie van Gartner in Waddinxveen. In het nieuwe ‘normaal’ hebben we inmiddels twaalf thematische interviewsessies via Microsoft Teams gehad.

In de eerste AEO-sessie hebben we een virtuele kick off gehouden. Zo’n gemeenschappelijke kick off is vooral belangrijk om alle bij de AEO-scan betrokken medewerkers mee te nemen in het AEO-gedachtengoed en het ‘door een douanebril’ kijken naar de eigen bedrijfsprocessen. In de vervolgsessies zijn deze medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor de voor AEO relevante thema’s zoals douaneprocedures, administratieve procedures en safety & security, uitvoerig bevraagd.

Richard Jacobs, de Managing Director van Gartner Holland B.V. is enthousiast: ‘Onze wens om de AEO-status te verkrijgen is al langer groot. Wij krijgen namelijk regelmatig verzoeken van klanten die ons vragen om AEO te worden. We hebben er voor gekozen om ons door GRC Customs en SQA-T te laten begeleiden. SQA-T heeft ons kwaliteitssysteem ingericht en de aanpak van GRC Customs maakt het mogelijk om AEO daarin te integreren. Drie dagen na de intake door GRC Customs werden de coronamaatregelen afgekondigd, waardoor het traject wel eens zeer lang zou kunnen gaan duren. In een zeer goede samenwerking tussen alle partijen en ons AEO-team is er voor gekozen om een groot deel van het AEO-onderzoek op afstand via Microsoft Teams te gaan organiseren, en ik kan zeggen, met groot succes!’

Als consultants ervaren wij wel dat het interviewen van mensen op afstand een ander soort energie vraagt dan de klassieke manier van werken, waarbij met name het luistervermogen en het vasthouden van de concentratie extra aandacht behoeven. Overigens lenen niet alle onderwerpen van AEO zich voor de ‘afstandelijke’ benadering. Een aantal items bij het onderwerp veiligheid moet toch echt op locatie worden onderzocht, maar dat lukt prima binnen de kaders van de 1,5-meterregels. Binnenkort bespreken we de rapportage van de AEO-scan en de vervolgstappen die nodig zijn om de AEO-status voor Gartner te verkrijgen. En vanzelfsprekend doen we ook dat op afstand.

Wie had in 1985 kunnen bedenken dat de (douane)grenzen zowel letterlijk als figuurlijk zo ingrijpend verlegd zouden worden?!